Årshjul for Senja idrettsråd fra 01. januar til 31. desember 2023.

I løpet av et år er det et antall saker idrettsrådet må opp i styremøter og årsmøter. I tillegg er det milepæler som idrettsrådet kan og bør forholde seg til. 

Møte 1.  januar/tidlig februar:

Styret:

  • Samarbeidsmøte med SK (ref. samarbeidsavtale og kalender faste møter dette året. 
  • Planlegge kurs, seminar, inspirasjonsturer i 2024 som SIR bør/skal være med på.
  • Forberedelse til årsmøte, herunder fastsette dato for årsmøtet
  • Saker som krever forarbeid til årsmøte er: 
    • Rullering/revidering av handlingsplanen
    • Videreføring/endring av kriterier for Lokale Aktivitetsmidler (LAM-midler)
    • Igangsettelse av valgkomiteens arbeid, her skriver ut til klubbene. 
    • Øvrige sakspapirer.spes. regnskap – budsjettarbeid – årsrapport.

Daglig leder:

  • Aktivitet og mestring. 
  • Tidsfordeling kommunale anlegg.
  • Legge fram ferdig årshjul 2024-25.
  • Følge opp og planlegge årsmøte med styret og de som har oppgaver inn mot årsmøte.
  • Jobbe med kursplan vår 2023
  • Legg ut hjemmesiden frist for idrettslagene samordnet rapportering samt rapportering til Senja kommune på kulturmidler. Viktige frister 31. mars og 30. april.
  • Oppgaver til nytt styremøte føres opp som en av de siste saker på hvert styremøte . 


Møte 2. april - Mai (Årsmøte). 

Styret:

  • Se lovnorm for idrettsråd for full oversikt over saker som skal opp i idrettsrådets årsmøte.
  • NB: Siste frist for å avholde årsmøte er 30. juni, til forskjell fra idrettslagene som har frist den 31. mars. Det kan være en fordel å avholde idrettsrådets årsmøte etter at idrettslagene har hatt sine årsmøter, dermed anbefaler vi april måned.
  • Viktig her at styret tar et eieransvar til årsmøte og ikke overlater dette til daglig leder.

Daglig leder:

  • Sende innkalling til idrettskretsen.
  • Sende ut innkallingen klubber/offentliggjøring i samarbeid med styret.
  • Klargjøre årsmøte med styret.
  • Kontakt og ordne med møterom og mat årsmøte.
  • Sekretær årsmøte.
  • Aktivitet og mestring. 
  • Tidsfordeling kommunale anlegg.
  • Kalle inn til styremøte etter årshjulet og sammen med leder se til at det blir satt på sakslisten iverksettelse av vedtatte tiltak fra årsmøte.

Veileder årsmøte:  www.idrettsforbundet.no/idrettsrad/arsmote


Møte 3 - Mai/juni. Styremøte, mandag 12.06.23 kl.16:00-18:00 

Styret:

  • Idrettskonferansen.
  • Kurs for idretten Senja kommune høst 2023. Planlegge kurs sammen med idrettskretsen basert på idrettslagenes behov
  • Innspill kulturmidler og støtte fra Senja kommune til idretten – oppfølging.
  • Planleggingsmøte for iverksettelse av vedtatte tiltak fra årsmøte.
  • Initiere ønsket dialog med og innspill til kommunen
    • Fremleggelse av idrettspolitisk handlingsprogram/viktige idrettspolitiske saker som administrasjonen og politikerne i kommunen bør kjenne til
    • Invitere seg inn til kommunen gjennom "Idrettens dag i kommunestyret" eller i form av andre type møteplasser
    • Inngå/revidere samarbeidsavtale med kommunen.

Planlegge årets «inspirasjonsdag».

Daglig leder:

  • Idrettskonferansen
  • Aktivitet og mestring evaluering med kommune og driftsgruppa. ny sesong.
  • Ut til klubber/offentlig hjemmesiden søknad Inkluderingsmidler!
  • Info ut til klubber om ønsker ulike område.
  • Møter idrettskrets – andre idrettsråd. 
  • Ut info på hjemmesiden om spillemiddelsøknaden som skal inn før 01. oktober.
  • Planlegge informasjonsflyt ut til og ønsket møteplasser i samarbeid med idrettslagene
  • Søke momskompensasjon for varer og tjenester (siste frist 15. august)
  • Oppdatering av kontaktinfo og styresammensetning i idrettens systemer og opplasting av protokoll fra årsmøtet i SportsAdmin.no
  • Møter med kommunen - samhandlingsmøter Senja kommune i henhold til kalender referat.
  • Tidsfordeling i kommunale idrettsanlegg.
  • Planlegge styremøte og saksliste med papirer i samarbeid med styreleder.
  • Oppgaver til nytt styremøte føres opp som en av de siste saker på hvert styremøte . 

 

Møte 4 – august tidlig september. Lørdag 18. august «Inspirasjonsdag for styret» 

 Styret:

  • Idrettskonferansen.
  • Frivillighetens dag sentral er 05.12 2023. Frist for innsendelse av kandidater 31.8. 
  • Samhandlingsmøter Senja kommune høst 2023 etter kalender.Kommuneprosesser og diverse møter
  • Velge repr. til idrettshelga i nord.
  • Velge repr. til anleggshelga. Sjekk data.
  • Aktivitet og mestring - Plan for aktivitet og mestring må være klar sist i august. Tallene fra idrettsregistreringen er tilgjengelig fra 15. august. Da kan arbeidet med fordeling av LAM starte (lage et forslag til fordeling
  • Utarbeide innspill til kommunebudsjett basert på idrettspolitisk handlingsprogram og aktuelle idrettspolitiske saker
  1. Kommunebudsjetter starter ofte på høsten men sjekk nærmere hvordan prosessen faktisk er i deres kommune for å ikke gå glipp av frister.

Gjennomføre årets «inspirasjonsdag».

Daglig leder:

Idrettskonferansen.

  • Info tidsfordeling kommunale anlegg sesong 2023/24.                                                                   
  1. Rundt 01. september må det sendes ut invitasjon til klubbene i Senja om bruk av Midt-Tromshallen. Svarfrist setter til ca 15. september. Fordelingsmøte i andre halvdel av september (data fastsettes i samarbeid med Torleif Josefsen).
  • Møter med kommunen - samhandlingsmøter Senja kommune i henhold til kalender referat.
  • Tidsfordeling i kommunale idrettsanlegg.
  • Aktivitet og Mestring.
  • Lam midler
  • Info ut sosiale medier.
  • Planlegge styremøte og saksliste med papirer i samarbeid med styreleder.
  • Oppgaver til nytt styremøte føres opp som en av de siste saker på hvert styremøte

                     

Møte 5 – Oktober. 

Styret:

  • Idrettskonferansen avholdes i oktober. 
  • Idrettsprisen 2024 nytt fra oss – Samme som kulturprisen? 
  • Fordele Lokale Aktivitetsmidler (LAM-midler).
  • Oppfølgingsmøter med kommunen og mangfoldig utvalg.
  •  Gjennomgang kommunehøvel – Idrett.
  • Idretts og anleggshelga kretsen. 
  • Merk kretsting annenhvert år.

Daglig leder:

  • Idrettkonferansen avholdes i oktober.
  • Møter kommunen og ulike aktivitetsprosjekt gjennom SIR se i sammenheng med styret.
  • Kurs for idretten i Senja kommune første halvår 2024. 
  • Aktivitet og mestring. 
  • Tidsfordeling kommunale anlegg.
  • Oppfølging sammen med styret: 

Gjennomgang kommunehøvel – Idrett.

Idretts og anleggshelga kretsen. 

Merk kretsting annenhvert år.

  • Oppgaver til nytt styremøte føres opp som en av de siste saker på hvert styremøte. 

 

Møte 6 – november . 

Styret:

  • Prioritering av spillemiddelsøknader
  • Prioritering av kommunale tilskudd (kan variere ihht. tidspunkt fra kommune til kommune). 
  • Oppfølging/innspill til kommunebudsjettprosesser.
  • Kontakt med valgkomite.
  • Anleggsplaner.
  • Jobbe med årshjul 2024-2025. (Sett dato årsmøte).

Daglig leder:

  • Aktivitet og mestring. 
  • Skrive i referat og kjøre regnskapsdelen/fakturering ferdig fra idrettskonferansen 2023.
  • Tidsfordeling kommunale anlegg.
  • Ref. møter kommunen og ulike aktivitetsprosjekt gjennom SIR.
  • Ref. til styremøte fra anlegg- og idrettshelga.
  • Jobbe med kursplan vinter/vår 2023.
  • Jobbe med årshjul 2024-2025 sammen med styret. 
  • Oppgaver til nytt styremøte føres opp som en av de siste saker på hvert styremøte. 


Andre sjekkpunkter som bør flettes inn i idrettsrådet, avhengig av hvilke prosesser som går fra år til år: 

  • Kommunedelplanprosesser - Sørg for å komme tidlig inn med et tett samarbeid med kommunen i disse prosessene. 
  • Idrettskretsting/Ledermøter i idrettskretsen 
  • I valgår, spesielt kommune- og fylkestingsvalg bør idrettsrådet ta en utvidet rolle for å få inn idrettens ønsker og behov i partiprogrammer og i den offentlige debatten. 

Viktige områder som bør jobbes/være oppdatert på gjennom hele året:

  1. Sektorplan, Idrett, frivillighet og kultur. 2023 - 2026. Senja kommune 
  2. Senja kommune har ikke en kommundelplan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet fra og til pr. 2023. Senja Idrettsråd vil jobbe mye med å få å få en sånn på plass sammen med Senja kommune v/Kultur og idrett i løpet av høsten 2023 - 2024.  
  3. Kommuneplanens arealdel 2023 -2040
  4. Kommunedelplan samfunnsdel 2023 – 2040!
  5. Kommunedelplan for bynære områder 2023 – 2040!

Årshjulet bør opp på hvert styremøte med et avsnitt på hva som står der for kommende periode til neste møte av oppgaver.

Årshjulet skal være retningsgivende og et levende dokument, men alle må passe seg på at avstanden fra det man ønsker, og det man klarer ikke å bli for stor. Husk på at oppgaver som står i en handlingsplan er overordnet sammen med idrettsforbundet sine vedtekter for Idrettsråd. Tar vi da med målene i sektorplanen og oppgavene i en samarbeidsavtale med Senja kommune så har Senja Idrettsråd 4 dokument som skal etterleves som prioritert.